1. Vælg skriftstørrelse efter læser og afstand

Som beskrevet i artiklen om Arial og dens kendetegn er skrifttypen uden seriffer, altså uden små afsluttende streger på bogstaverne. Den er ikke automatisk let at læse i alle størrelser. Som praktisk udgangspunkt kan almindelig brødtekst på papir sættes til 12 punkt og derefter tilpasses læseren.

• Dokument i hånden: Begynd med Arial 12 punkt. Prøv 14 punkt, hvis læseren har svært ved at skelne ordene eller hurtigt mister linjen.
• Plan på køleskab eller opslagstavle: Afprøv teksten fra den afstand, familien normalt står i. Brug større skrift til de oplysninger, der skal aflæses uden at gå tættere på.
• Besked til børn: Vælg størrelsen efter barnets læsefærdighed. Lad barnet læse en kort prøve frem for at vælge alene ud fra alder.

Behovet afgøres af den mindste tekst, som faktisk skal læses. Hvis datoer, kontaktoplysninger eller noter kræver, at læseren læner sig tættere på, skal de forstørres. En større overskrift opvejer ikke, at vigtige detaljer står for småt.

2. Giv linjer og afsnit plads

Når størrelsen er valgt, skal øjet kunne finde næste linje. Lange linjer og tæt tekst gør det sværere. Venstrestillet tekst er et enkelt udgangspunkt; lige højre og venstre kant kan skabe store mellemrum mellem ordene. Se også espise.dk.

• Linjeafstand: Prøv omkring 1,2–1,5, og læs flere linjer i træk. Øg afstanden, hvis blikket gentagne gange rammer den forkerte linje.
• Linjernes længde: Del meget brede tekstfelter op, eller gør dem smallere. Læseren skal kunne finde begyndelsen af næste linje uden at lede.
• Afsnit: Saml én besked eller handling i hvert kort afsnit. Brug afstand mellem afsnit frem for en ubrudt tekstblok.

Hvis en besked ikke længere kan være på én side, bør overflødige ord fjernes før skriften formindskes. En ekstra side kan være bedre end tættere tekst. I en ugeplan kan kortere formuleringer også give plads til større skrift i felterne.

3. Gør de vigtigste oplysninger lette at finde

• Find nøgleoplysningerne: Kontrollér, at dato, tidspunkt og ansvarlig person kan findes hurtigt uden at læse hele dokumentet.
• Kontrollér farverne: Se dokumentet i gråtoner eller på en sort-hvid prøveudskrift. Tilføj navne eller tekstmarkeringer, hvis betydningen forsvinder.

Mørk tekst på en lys, ensfarvet baggrund er et sikkert udgangspunkt. Lys grå tekst og tekst oven på billeder kan være svær at skelne. Farve bør ikke alene fortælle, hvem en aftale gælder for.

I en henteplan kan hver aftale stå på sin egen linje med dato, tidspunkt og navn i samme rækkefølge. En ændring bør erstatte den gamle oplysning eller tydeligt markeres som den gældende, så to tider ikke fremstår lige aktuelle. Fed skrift kan fremhæve en frist; hele afsnit med versaler gør ikke nødvendigvis læsningen lettere.

4. Kontrollér den færdige fil i brug

Den sidste kontrol skal ske i det færdige format. Zoom i tekstprogrammet kan få lille skrift til at virke tilstrækkelig. En PDF bør derfor åbnes på den telefon eller computer, hvor familien forventes at læse den. På en lille skærm er zoom ikke i sig selv et problem. Kontrollér i stedet, om læseren kan følge en hel besked uden at miste sammenhængen.

Ved udskrift kontrolleres faktisk størrelse: Funktionen »tilpas til side« kan formindske hele dokumentet. En anden i familien kan til sidst finde næste aftale og læse detaljerne på skærmen eller papiret. Hvis læseren overser aftalen, mister linjen eller må gætte på oplysninger, justeres størrelse eller opsætning før deling.